Les recommandations de l’AMF sur les assemblées générales d’actionnaires publiées

11/07/12

 Cliquer sur le lien sur >  AMF Recommandation AMF 2012-05 du 2 juillet 2012 

L’AMF formule des recommandations sur le dialogue entre actionnaires et émetteurs lors de l’assemblée, le déroulement de l’assemblée (l’expression du vote ; le bureau) et les conventions réglementées. Elle en préconise l’application à compter des assemblées 2013.

33 propositions sont émises

Quelques-unes s’adressent aux pouvoirs publics (elles impliquent des modifications législatives ou réglementaires) ou à certaines associations ou organismes professionnels. L’AMF assurera le suivi de leur mise en œuvre.

Les autres propositions s’adressent directement aux acteurs concernés, notamment aux sociétés dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé. Certaines, signalées dans le tableau ci-dessous par un astérisque, n’ont pas a priori vocation à s’appliquer aux VaMPs (valeurs petites et moyennes). L’AMF précise que ces sociétés peuvent néanmoins décider de s’y référer volontairement ou s’en inspirer en pratique.

L’AMF recommande l’application de ces propositions à l’occasion des assemblées qui se tiendront à compter du 1er janvier 2013, sous réserve des modifications législatives ou réglementaires que certaines d’entre elles rendent nécessaire (Recommandation AMF 2012-05 du 2 juillet 2012).

Le dialogue entre actionnaires et sociétés

n° 1 Mettre en place un dialogue permanent en amont de la publication par les sociétés de leurs projets de résolution et après l’assemblée générale afin de permettre de résoudre certains points de désaccord concernant la politique de vote des différentes catégories d’actionnaires.

Développer de nouveaux échanges après la publication de l’avis de réunion et prendre le temps de la discussion.

Recevoir, dans la mesure du possible, après la tenue de l’assemblée, les actionnaires qui le souhaitent pour discuter des éventuels désaccords portant sur des points importants abordés en assemblée afin d’en tirer, le cas échéant, des enseignements en vue de l’assemblée suivante.

n° 2 Généraliser la pratique consistant pour la société à annoncer la date de l’assemblée de l’année N+1, voire de N+2, à l’issue de l’assemblée de l’année N et à publier cette date sur son site internet dans la rubrique relative au calendrier de ses communications financières.

Rendre les statuts actualisés de la société accessibles sur son site internet afin de parfaire l’information donnée par la société à ses actionnaires.

n° 3 Faciliter en pratique la mise en œuvre du droit pour un actionnaire d’inscrire des points ou des projets de résolution à l’ordre du jour de l’assemblée.

Retenir une conception large du point inscrit à l’ordre du jour au-delà du champ strict de la compétence décisionnelle de l’assemblée convoquée. Ainsi, il suffit que les points inscrits à l’ordre du jour puissent être rattachés à l’objet social ou au contenu des documents transmis à l’assemblée.

Organiser le déroulement de l’assemblée de manière à traiter ensemble les débats relatifs aux points et aux projets de résolution afférents à un même sujet.

n° 4 Améliorer la lisibilité des titres des résolutions présentées aux assemblées et la rédaction des exposés des motifs afin d’éclairer la décision de vote et notamment d’en préciser les enjeux. Dans ce cadre, ces exposés des motifs ne devraient pas constituer une simple reformulation en termes non juridiques des projets de résolution mais devraient présenter de manière pédagogique les motifs et les enjeux du projet concerné afin d’éclairer le vote des actionnaires.

Publier sur le site internet de la société les exposés des motifs figurant dans le rapport du conseil sur les projets de résolution en même temps que la publication de l’avis de réunion au Balo (au plus tard 35 jours avant l’assemblée). Mentionner dans l’avis de réunion publié au Balo le lien vers le site internet de la société.

Motiver et expliquer oralement les projets de résolution préalablement à leur vote en assemblée.

n° 5 Justifier les nouvelles demandes d’autorisation d’émission dans le cadre de la stratégie de l’entreprise dans le respect de la confidentialité relative aux opérations financières.

Dès la publication de l’avis de réunion, mettre en ligne sur le site internet de la société, avec les exposés des motifs figurant dans le rapport du conseil sur les projets de résolution, le tableau de synthèse relatant l’utilisation des dernières autorisations financières en l’accompagnant, le cas échéant, des explications utiles pour le rendre lisible.

n° 6 Rendre disponible un compte rendu synthétique de l’assemblée sur le site de la société au plus tard dans les deux mois suivant la tenue de celle-ci.

Etablir le procès-verbal dans les meilleurs délais à compter de la mise à disposition du compte rendu de l’assemblée et au plus tard dans les quatre mois de l’assemblée.

Dans le cadre des réunions d’information qui ont lieu postérieurement à la tenue de l’assemblée, consacrer un point d’information synthétique aux discussions qui ont eu lieu en assemblée.

L’expression du vote en assemblée générale

n° 8 Accorder une attention particulière aux actionnaires non-résidents, lorsque les sociétés en ont, dans la communication financière, notamment par la publication d’une traduction en anglais de l’essentiel des documents relatifs à l’assemblée (ordre du jour, projets de résolution, exposé des motifs, rapport de gestion).

Systématiser, pour les sociétés de grande taille et ayant une base actionnariale internationale, la mise en place d’un interlocuteur adapté en charge des relations avec les investisseurs non-résidents pour toute question liée à l’assemblée. Indiquer dans la communication financière le nom et les coordonnées de cet interlocuteur.

n° 9 Améliorer l’information des actionnaires non-résidents sur les étapes clés de la procédure de vote par la transmission d’une documentation claire et exhaustive.

Lorsque cela est possible, sensibiliser les investisseurs non-résidents aux avantages de l’inscription en compte directement auprès de la société (inscription au nominatif) tant en ce qui concerne l’assurance de disposer de l’information adaptée en amont et en aval de l’assemblée que la certitude de la prise en compte de leurs votes.

n° 10 Sans préjudice des législations nationales étrangères, aligner l’information relative aux investisseurs non-résidents sur celle exigée pour les actionnaires résidents, et pour cela accompagner les formulaires de vote par correspondance globaux adressés par les intermédiaires inscrits d’un fichier reprenant le détail de l’identité et des votes des actionnaires concernés.

n° 12 Fournir à toute personne ou prestataire qui est inscrit directement dans les livres de la société, sur demande préalable des personnes concernées, un document attestant de la bonne prise en compte de leur vote.

Le bureau de l’assemblée générale : constitution, fonctionnement et missions

n° 15 Mettre en place un bureau constitué d’un président et de deux scrutateurs, sauf impossibilité dûment expliquée dans le procès-verbal de l’assemblée.

Identifier, dans la mesure du possible, les personnes susceptibles d’être scrutateurs afin de les familiariser avec le rôle qu’elles auront à jouer et les difficultés susceptibles d’être rencontrées par le bureau pendant le déroulement de l’assemblée. 

n° 16 Interdire à un membre du bureau de participer à une décision relevant de la compétence du bureau et qui le concernerait, notamment une décision relative à la suspension de ses droits de vote, à un amendement de résolution, ou une proposition de résolution nouvelle. Désigner, dans cette hypothèse, un suppléant susceptible de remplacer le membre du bureau ainsi empêché.

n° 17 Rappeler le rôle du « centralisateur » à l’occasion de l’assemblée générale et mentionner sur la feuille de présence le fait que les scrutateurs ont signé cette feuille sur la base des éléments recueillis par ce centralisateur, aux termes du contrat signé avec la société.

Demander aux associations professionnelles concernées, aux sociétés et aux actionnaires d’élaborer un code de conduite du centralisateur d’assemblée, définissant les meilleures pratiques constatées, notamment en matière de gestion d’éventuels conflits d’intérêts

Le vote des conventions réglementées

n° 20 Mettre en place, au sein des sociétés, une charte interne pour qualifier une convention et la soumettre à la procédure des conventions réglementées. Cette charte définirait les critères retenus par une société, en adaptant le guide de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes (CNCC) sur les conventions intragroupe établi en 1990 à sa propre situation, en accord avec ses commissaires aux comptes. L’AMF préconise par ailleurs une actualisation de ce guide.

Soumettre cette charte à l’approbation du conseil de la société et la rendre publique.

n° 22 Retenir la définition de la notion de « personne indirectement intéressée » suggérée par la Chambre de commerce et d’industrie de Paris, selon laquelle est considérée comme étant indirectement intéressée à une convention à laquelle elle n’est pas partie la personne qui, en raison des liens qu’elle entretient avec les parties et des pouvoirs qu’elle possède pour infléchir leur conduite, en tire un avantage. n° 23 Lorsqu’elles ne sont pas des conventions courantes conclues à des conditions normales, présenter les conventions conclues par une filiale, détenue directement ou indirectement, et concernant, directement ou indirectement, un dirigeant et/ou administrateur de la société « cotée », ou un actionnaire détenant plus de 10 % du capital de cette société, dans le rapport à l’assemblée et, s’il y en a un, dans le document de référence.

n° 24 Motiver la décision du conseil d’administration d’autorisation des conventions réglementées en justifiant de l’intérêt de cette convention pour la société et des conditions financières qui y sont attachées. Ces motifs seraient repris dans le procès-verbal de la séance et portés à la connaissance des commissaires aux comptes lors de la notification de la convention.

Demander aux commissaires aux comptes de formuler des observations dans leur rapport spécial en cas d’absence ou d’insuffisance de motifs sur l’intérêt attaché à la convention, étant précisé que le commissaire aux comptes n’apprécie ni l’opportunité ni l’utilité de la conclusion de la convention.

n° 25 Inciter le conseil d’administration à nommer un expert indépendant lorsque la conclusion d’une convention réglementée est susceptible d’avoir une incidence très significative sur le bilan ou les résultats de la société et/ou du groupe.

Mentionner dans le rapport spécial l’expertise indépendante demandée par le conseil d’administration et la rendre publique sous réserve, le cas échéant, des éléments pouvant porter atteinte au secret des affaires.

n° 26 Dans les cas exceptionnels dans lesquels l’autorisation préalable du conseil d’administration n’a pas pu être donnée, faire ratifier par le conseil, avant leur approbation par l’assemblée, les conventions qui n’ont pas été préalablement autorisées, sauf dans des cas particuliers dans lesquels les administrateurs sont tous en conflit d’intérêts.

n° 27 Passer en revue annuellement au conseil d’administration les conventions réglementées dont l’effet se poursuit dans le temps.

n° 28 Améliorer le contenu de l’information diffusée dans le rapport spécial des commissaires aux comptes de façon à permettre à l’actionnaire de mieux apprécier les enjeux des conventions conclues, notamment en mentionnant toutes indications utiles permettant aux actionnaires d’apprécier l’intérêt qui s’attachait à la conclusion des conventions et engagements, notamment s’agissant des contrats de prestation de service conclus avec des administrateurs. Cet objectif sera facilité par la transmission par le conseil d’administration d’un document clair et précis justifiant l’intérêt de la convention pour la société (voir proposition n° 24).

Préciser les personnes visées par les conventions en indiquant leur fonction, y compris en ce qui concerne des conventions qui se poursuivent.

Clarifier la présentation au sein du rapport des termes et conditions des conventions réglementées afin de mieux cerner leurs enjeux pour la société et les dirigeants concernés et dans ce cadre structurer le rapport sur les conventions réglementées en trois parties :

• les conventions avec les actionnaires ;
• les conventions avec des sociétés ayant des dirigeants communs, en précisant les liens capitalistiques entre les sociétés (pourcentages de détentions) ;
• les conventions autres avec les dirigeants.

Présenter les éléments financiers de ces conventions en distinguant ce qui relève des produits, des charges ou des engagements, en précisant les montants en jeu.

n° 29 Soumettre toute convention réglementée significative, autorisée et conclue postérieurement à la date de clôture de l’exercice, à l’approbation de la plus prochaine assemblée sous réserve que le commissaire aux comptes ait eu la possibilité d’analyser cette convention dans des délais compatibles avec l’émission de son rapport.

n° 30 Faire le lien dans la note des annexes aux comptes consolidés relative aux parties liées, s’il existe, avec l’information présentée au titre des conventions réglementées.

n° 31 Lorsque la société établit un document de référence, y inclure le rapport spécial afin de permettre à un actionnaire d’accéder rapidement à l’information pertinente.

n° 32 Inciter à soumettre une résolution séparée au vote des actionnaires lorsqu’il s’agit d’une convention significative pour l’une des parties concernant, directement ou indirectement, un dirigeant ou un actionnaire, au même titre que ce qui est requis par la loi s’agissant de certains engagements différés au profit des dirigeants.

n° 33 Présenter, dans le rapport du conseil d’administration à l’assemblée, les nouvelles conventions soumises à autorisation, et rappeler que seules ces nouvelles conventions sont soumises au vote de l’assemblée